De kracht van focus: Het koppelen van OKR’s aan de strategie van je organisatie

De manier waarop een organisatie haar doelen stelt en deze vertaalt naar meetbare resultaten, kan het verschil maken tussen falen en succes. We weten inmiddels dat OKR’s een krachtige structuur bieden om een ambitieuze langetermijnvisie te vertalen naar behapbare, korte termijn acties. Maar hoe zorg je ervoor dat deze acties in lijn zijn met de strategische thema’s van je organisatie? En waarom is dit eigenlijk zo belangrijk?

In de vorige paragraaf hebben we besproken wat de ‘why’ van een organisatie inhoudt: het belang van een helder begrip van hoe je organisatie in de loop van de tijd impact wilt maken. Nu gaan we dieper in op hoe je deze bredere visie kunt omzetten in steeds concretere OKR’s, waarbij we strategische thema’s volgen en deze periodiek, per kwartaal, evalueren.

Het opstellen van een strategie is een ding; het daadwerkelijk uitvoeren ervan is een heel andere uitdaging. Veel organisaties worstelen met het omzetten van hun strategische doelen in concrete doelen. Vaak volgt de doorvertaling van doelen de organisatorische structuur. Hierbij neemt iedere afdeling zijn eigen doelen op, waardoor je silo’s ziet ontstaan in de organisatie. Het probleem wordt verergerd door de dagelijkse drukte en het ‘brandje van de dag’ dat de aandacht afleidt van de lange termijn doelen. Het resultaat is een gat tussen strategie en uitvoering en een gat in de samenwerking tussen teams.

Dit betekent dat als je je energie over tien verschillende doelen verdeelt, de kans groot is dat je in al die doelen slechts deels succesvol zult zijn. Maar als je je concentreert op slechts drie doelen, heb je veel meer kans om daarin echt succesvol te zijn. Dit betekent echter wel dat je keuzes moet maken en moet beslissen wat je wel en niet gaat doen.

OKR’s bieden een oplossing voor dit probleem door een duidelijke structuur te bieden voor het vertalen van strategische doelen naar concrete acties. Doordat we OKR’s koppelen aan de strategie van de organisatie zorgen we ervoor dat de hele organisatie zich op dezelfde doelen richt. Dit helpt om de focus te behouden op wat echt belangrijk is, en niet afgeleid te raken door de dagelijkse drukte.

Daarnaast zorgt afstemming ervoor dat je als organisatie even stilstaat bij de vraag hoe je beperkt beschikbare middelen zo slim mogelijk inzet. De middelen die je tot je beschikking hebt zijn schaars en synergie gaat snel verloren als je deze stap niet bewust zet.

Binnen het OKR-framework zijn er verschillende vormen van alignement, ook wel afstemming genoemd. Laten we eens kijken naar de meest voorkomende:

Verticale afstemming: Dit verwijst naar de afstemming van doelen van de organisatie (top-down) met die van de teams en individuen (bottom-up). Het betekent dat de OKR’s op hoog niveau van de organisatie zijn gekoppeld aan de OKR’s van de teams en individuen, zodat iedereen aan dezelfde doelen werkt. De bedoeling is dat iedereen weet hoe hun werk bijdraagt aan de algemene doelstellingen van de organisatie.

Een voorbeeld: een software bedrijf heeft als strategisch thema gekozen “klantbeleving centraal in alles wat we doen”. Voor de aankomende cyclus heeft het klantenservice team een Objective opgesteld: boosten van responstijden op klantvragen, met als Key Result: verhogen van beschikbaarheid van agents van 65% naar 85%. Dit team kan, los van de andere teams, impact maken door deze Objective tot een succesvol einde te brengen. Andere teams kunnen hun eigen Objectives opstellen die ook aan dit onderwerp bijdragen.

Horizontale afstemming: Dit verwijst naar de afstemming tussen verschillende teams of afdelingen binnen de organisatie. Met andere woorden, het gaat om het afstemmen van de OKR’s van verschillende teams op elkaar, zodat iedereen op dezelfde lijn zit en de teams elkaar kunnen ondersteunen om hun doelen te bereiken.

Een voorbeeld: een tech start-up wilt zijn user-base substantieel vergroten. Hier kunnen zowel het development team als het marketing team aan bijdragen. De Objective voor het development team: maak de app meer gebruiksvriendelijk met als Key Result: verlaag de app loading tijd met 20% en de Objective voor het markering team: verbeter de zichtbaarheid van de app voor potentiele klanten met als Key Result: vergroot het bereik van marketing campagnes naar 100K potentiele klanten. De noodzaak tot samenwerking en afstemming tussen deze twee teams is groot en wil je vooraf gedaan hebben. Het zou zonde zijn als marketing klanten gaat werven, terwijl het development team kiest voor een Objective die niet bijdraagt aan de gebruikerservaring. De kans op succes wordt dan een stuk kleiner.

Beide soorten afstemming zijn essentieel binnen het OKR-framework. Ze zorgen ervoor dat iedereen binnen de organisatie gefocust blijft op de juiste doelen en dat er effectief wordt gewerkt aan het bereiken van deze doelen. Ze helpen ook om ervoor te zorgen dat de inspanningen van verschillende teams en individuen binnen de organisatie elkaar aanvullen en versterken, in plaats van elkaar tegen te werken.